WorkDo小學堂/如何透過生產力工具實現個人時間管理

隨著社會與科技日新月異,帶來了更複雜多元的工作和生活型態,個人時間管理能力因而受到考驗;同時,由於網際網路發展的快速發展,讓每個人都能更簡單快速的獲取各式各樣的資訊,但資訊爆炸和碎片化的資訊也讓個人執行力大大降低

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WorkDo 辦公室調查小組發現,在工作日常中,最常遇到的狀況不出以下幾種,快來看看你中了幾個吧?

1 )不知道如何系統化、效率化的安排自己的工作計畫
2 )習慣趕在死線(deadline)前開外掛趕工完成工作
3 )明明下定決心要完成預定的進度,但卻因為內部或外部無法有效、順暢的溝通協作,最終顧此失彼,造成工作進度混亂、工作效率低下
4 )完成後沒有回頭檢視或總結,當然也無法作為下一次進步的依據

  • 被說中一個的你:基本上能夠掌握自己的工作節奏,只要釐清優先順序就會更有效率
  • 被說中兩個的你:溝通讓你心很累嗎?順暢的溝通協作其實有方法的...
  • 被說中三個的你: 壓力就是你的生產力?想舉重若輕的快樂工作就先從改善拖延症吧
  • 被說中四個的你:手忙腳亂就是你的工作日常?快找找數位化管理工具協助你更有系統、更有效率

事實上,不只你我,不只分手是需要練習的,時間管理也需要練習練習再練習。因此也出現了很多方法和理論來試圖為大家解決,例如有名的 GTD 時間管理與任務管理方法,就是其中之一。

GTD(Getting Things Done)意指—把事情做完,這個理論主要的兩大要點為(1)清空大腦(2)把任務變成具體行動。所謂清空大腦(注意,是清空,不是放空),就是讓大腦的主要工作記憶而是增加思考,將事情紀錄在其他設備(筆記本、電腦等),讓大腦能夠專注思考。而把任務變成具體 Action items 的好處很多,主要是讓自己或是協作的夥伴都知道自己下一步要做什麼,確保效率。

其實,你不是真正的一心二用
你可能認為自己可以一心二用,同時處理好幾件事,但必須很殘忍的告訴你,前額葉覺得一次只能做一件事情,而大腦則有兩種模式,一是目標模式,另一種是切換模式,處於目標模式中的大腦會好好專注的把一件事做好做滿,而所謂的一心二用就是讓大腦使用切換模式讓你能在不同事件中來回轉換。但是,大腦進入切換模式的時候就會先把上一件事關閉,之後再啟動接下來要做的事,最終的結果就會造成延遲甚至是混亂(對,結論就是你的反應變慢了)。

蠟燭兩頭燒?為自己保留一段封鎖時間吧!
但工作中難免會蠟燭兩頭燒,WorkDo 建議你可以先固定一個時間,在這段時間專注的處理自己必須優先處理的工作,在過程中不受干擾也不要被中斷,如果有臨時想到重要的事就先記錄下來,晚一點再回來檢視,就像卡內基「封鎖時間」理論,讓自己能夠在這段時間裡把重要、困難、緊急的事處理好,才不會手忙腳亂最後什麼事都沒做好。

善用工具讓你舉重若輕,輕鬆面對工作挑戰
如果你希望待辦事項能被更有系統的記錄和執行,也可以利用 All-in-One 智慧行動辦公應用 WorkDo 裡的個人專區-私藏空間助你一臂之力不只是團隊、公司、企業可以用 WorkDo 即時溝通、團隊協作、出缺勤紀錄、行動打卡簽核、簡化行政流程與提升管理效率, WorkDo 的私藏空間更是個人時間管理的利器!

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私藏空間裡面具備了行事曆、筆記、檔案、相簿、任務、活動等功能除了可以用筆記把待辦/待處理事項或是靈光乍現的靈感記錄下來,上班沒時間看的文件就放進檔案通勤時就能把握時間看,看到不錯的視覺或文案都可以快速用手機或電腦截圖,丟進相簿建立個人靈感庫,最重要的是可以把手邊的待辦事件建立任務(教學請點這裡)任務可以設定任務名稱(可以是你的專案名稱或任何待辦事項名稱)和子任務(你可以拆解任務執行步驟先建立大項,也可以一邊執行一邊慢慢再補入Action Items),之後設定到期日,就能更快速掌握自己待辦事項的數量與進度。

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點我即刻啟用WorkDo!

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什麼是WorkDo?

搞定你的工作大小事,讓你不在辦公室,也能辦公事!
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(圖二)▲WorkDo提供跨平台與跨裝置服務。
▲WorkDo提供跨平台與跨裝置服務,在大陸與其他國家也能使用無礙、無須翻牆。 

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