WorkDo 小學堂|如何使用「請假」、「請假Pro」完成雲端人事管理

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除此之外,WorkDo更整合了 企業即時通訊、檔案共享、任務管理、線上簽呈核銷、企業管理等相關日常工作必備工具。而今天要來介紹的就是 WorkDo 人事管理工具裡的「請假」、「請假Pro」兩大工具!

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|我的公司適合用「請假」還是「請假Pro」?
請假→不需要工作時間設定、也沒有員工別、公司行事曆這些,只要最低需求的員工休假申請與紀錄留存。

請假Pro (✦大部分公司適用)→不只可以休假申請、記錄休假,還可以由系統自動給假與扣假,節省人工計算時間。

|「請假」和「請假Pro」在功能上有什麼不一樣?

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溫馨提醒:WorkDo的人事工具可以和「請假」、「請假Pro」自動串聯,因牽涉到假單與代理人設定,故需要先完成人事設定。

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▲和「請假」、「請假Pro」串聯的人事設定功能表。

|如何啟用「請假」、「請假Pro」
STEP1  啟用
(1)啟用人需為公司擁有者/管理員(系統會將建立公司的人會被預設為公司擁有者,擁有者可啟用工具,也可以指派其他人擔任公司管理員;而啟用該工具的人就會被預設為該工具的工具管理員)。
(2)公司管理員進入公司頁面→點擊藍色圓形 DO → 打開工具箱 → 找到要使用的工具後按啟用。

Q1 要怎麼知道誰是公司管理員?
答:可以有兩個方法確認
(1)進入公司>點所有成員(有紅色皇冠符號的就是公司擁有者;藍色皇冠則是公司管理員)。

(2)進入公司設定>管理員名單(有紅色皇冠符號的就是公司擁有者;藍色皇冠則是公司管理員)。

Q2 如何更改權限?
答:公司擁有者可指定公司管理員,公司管理員則可指定公司管理員與工具管理員。
• 新增員工為公司管理員:進入公司設定>管理員名單>新增管理員
• 移除原本的公司管理員:進入公司設定>管理員名單>要移除的員工>點移除
• 變更工具管理員:公司管理員進入公司頁面>點擊藍色圓形 DO > 打開工具箱>找到要異動管理員的工具>變更設定>變更成員權限

成員權限說明(以請假Pro為例):
使用權限由大到小分為四種:人資>人資檢視>員工>無權使用

• 人資-可管理所有資料(小提醒:啟用「請假Pro」後,系統將預設公司管理員為「人資」權限)
如果要變更或轉移人資權限給其他員工:
公司管理員進入公司頁面>點擊藍色圓形 DO > 打開工具箱>找到要異動管理員的工具>變更設定>變更成員權限
• 人資檢視-僅可查看資料而無法編輯資料(✦如果老闆想要人資權限,但擔心設定被他改壞,就很適合用這個功能喔)
• 員工-一般成員,只能查看自己的相關紀錄
• 無權使用-不會看到此工具

Q3 公司擁有者、公司管理員、工具管理員這三者的權限有什麼不一樣?

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STEP2  設定
請依照人事使用手冊完成設定(點我看教學)

STEP3 開始使用
(1)權限設定:公司管理員進入工具箱管理>變更設定>變更成員權限>指定工具管理員(人資權限)
(2)請假設定:由工具管理員(人資權限)操作>設定公司規定的各假別給假規則以及員工當前可休假額度(點我看教學)>請假Pro>整體設定(務必確認各頁籤內容已設定為公司規定,若需調整則進入編輯功能)> 進入假別管理建立所有假別>進入個別調假檢查員工當前可休假額度(因員工可能在導入前就已用掉部分假),「休假額度」指該假別當年度原有額度;「積假額度」指該假別上年度留存的結轉額度

Q1:如果特殊給假要怎麼設定?
答:個別調假>找到該名員工>點筆狀符號進入編輯畫面>個別新增假別>填寫新增假別與額度>儲存

Q2:婚假、產假、喪假這種算是哪種假別?點我看假別設定範例(P.20)
答:單次提撥-不需依照員工在職年資或每年固定給予,而是視員工個人狀況給予。
因此在編輯假別時:
• 是否初始給假若公司規定到職即皆享有此假別
• 自動給假、初始額度根據自動給假規則、初始值依到職日比例計算→✕
• 請假基本單位別 、初始給假額度依公司規定設定

Q3:每年固定給予員工的假別,例如病假、事假要怎麼設定?點我看假別設定範例(P.20)
答:進入編輯假別:
• 是否可自動給假 、是否初始給假 、初始額度根據自動給假規則、給假前先歸零(每年 12 月 31 日未用完之額度視同放棄)
• 請假基本單位別依公司規定設定
• 初始值依到職日比例計算,有兩種狀況:
適用資格員工到職後皆享有相同額度→✕
適用資格員工到職第一年將依到職日至 該年度年底之比例計算其第一年享有之額度, 隔年將恢復享有整年額度

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