新創扶持新創!青創總會新事業部用 WorkDo 降低溝通成本

社團法人中華民國全國青年創業總會(以下簡稱青創總會)成立至今已超過 40 年歷史,是不少中小企業背後成功推手,其中新事業部不只負責開設課程、扶持新創團隊、為新創公司尋求資金之外,更跨區域至高雄經營行政院南區新創基地,希望將北部創業資源引入南部。以下就來看看新事業部如何藉由 WorkDo 暢通日常工作中,跨團隊跨專案跨區域的溝通大小事!

長久以來扶持新創團隊、陪伴許多團隊在創業最後一哩路實現夢想,青創總會新事業部主任邱重威表示,新事業部肩負了開發具有潛力的新創團隊的任務,針對技術領先、商業模式創新等面向進行評估、審查,在業務繁忙的狀況下,溝通是否順暢無礙就成了影響團隊運作效率的關鍵。

以溝通為核心 提升工作效率
邱重威認為工作中最重要的核心就是「溝通」,一旦能夠降低溝通成本就能幫助企業提升效率,不同於 LINE 的社交軟體性質,「WorkDo 以溝通為核心,並留下完整的溝通紀錄」,透過專為工作情境打造的 WorkDo,讓重要資訊不被洗版、資訊分流更有系統性

All-in-One 工具符合工作情境 協作管理最便利
事實上,不只是即時通訊的聊天功能,WorkDo 整合了人事、請假、打卡、簽呈、核銷等公司行政管理功能,以及筆記、檔案共享、任務進度、活動等團隊協作等功能,不管透過手機、電腦都能同步存取訊息,即使是外出或會議中,也能在手機上同步使用所有功能,若想快速掌握團隊大小事,只要打開「快捷門」就能一目了然。

針對團隊中大量的專案管理需求,邱重威曾嘗試使用專案管理軟體,但使用後發現專案管理工具設計不夠人性,有時將專案切分的過於瑣碎,反而需要耗費更多人力管理維護,相較之下,WorkDo「任務」的設計讓他很滿意他認為任務是「從0到1的建構過程」,因此習慣在交付任務時將每個執行階段都拆分成子任務,讓團隊成員了解任務執行的流程與方法同時,他也能從子任務完成的狀況快速掌握下屬的執行進度。

此外,邱重威表示,透過 WorkDo「活動」功能安排會議後,在「行事曆」功能中就能看到所有會議與行程安排,並直接連動「會議室」功能完成會議室預訂,後續會議紀錄就透過「筆記」功能公告,而「相簿」功能則用來完整留存活動紀錄,比起過往他們使用的 Google Calendar,WorkDo 顯得更為便利、有效率。

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他不諱言,導入新工具是習慣的改變,主事者需要相當的決心, WorkDo不只幫助企業降低溝通成本,更以All-in-One方式將工作中所需的溝通、協作、行政、管理工具整合在同一介面上,讓使用者無須在 LINE、E-mail、Google Calendar 等各種工具間來回切換,對提升效率有很大的助益。

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▲WorkDo 提供網頁版、Android、iOS APP 跨平台服務。
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