WorkDo 功能教學｜如何使用「請假」、「請假Pro」完成雲端人事管理 WorkDo

「想要輕鬆擁有符合勞檢規範的出缺勤打卡紀錄嗎？」
WorkDo 幫你自動計算出缺勤、特休假、加班補休，降低人工統計誤差，為人資簡化繁複的行政作業！

「想要輕鬆管理內外勤人員？」
WorkDo 有電腦版也有手機 APP 版，不只能用手機打卡，也能在手機上完成線上請假、加班、排班管理以及線上表單簽核！

除此之外，WorkDo更整合了企業即時通訊、檔案共享、任務管理、線上簽呈核銷、企業管理等相關日常工作必備工具。而今天要來介紹的就是 WorkDo 人事管理工具裡的「請假」、「請假Pro」兩大工具！

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｜我的公司適合用「請假」還是「請假Pro」?
請假→不需要工作時間設定、也沒有員工別、公司行事曆這些，只要最低需求的員工休假申請與紀錄留存。
請假Pro (✦大部分公司適用)→不只可以休假申請、記錄休假，還可以由系統自動給假與扣假，節省人工計算時間。

｜「請假」和「請假Pro」在功能上有什麼不一樣？

溫馨提醒：WorkDo的人事工具可以和「請假」、「請假Pro」自動串聯，因牽涉到假單與代理人設定，故需要先完成人事設定。

▲和「請假」、「請假Pro」串聯的人事設定功能表。

｜如何啟用「請假」、「請假Pro」
STEP1 啟用
(1)啟用人需為公司擁有者/管理員(系統會將建立公司的人會被預設為公司擁有者，擁有者可啟用工具，也可以指派其他人擔任公司管理員；而啟用該工具的人就會被預設為該工具的工具管理員)。
(2)公司管理員進入公司頁面→點擊藍色圓形 DO → 打開工具箱 → 找到要使用的工具後按啟用。

Q1 要怎麼知道誰是公司管理員？
答：可以有兩個方法確認
(1)進入公司＞點所有成員（有紅色皇冠符號的就是公司擁有者；藍色皇冠則是公司管理員）。
(2)進入公司設定＞管理員名單（有紅色皇冠符號的就是公司擁有者；藍色皇冠則是公司管理員）。

Q2 如何更改權限？
答：公司擁有者可指定公司管理員，公司管理員則可指定公司管理員與工具管理員。
•　新增員工為公司管理員：進入公司設定＞管理員名單＞新增管理員
•　移除原本的公司管理員：進入公司設定＞管理員名單＞要移除的員工＞點移除
•　變更工具管理員：公司管理員進入公司頁面＞點擊藍色圓形 DO ＞打開工具箱＞找到要異動管理員的工具＞變更設定＞變更成員權限

成員權限說明（以請假Pro為例）：
使用權限由大到小分為四種：人資＞人資檢視＞員工＞無權使用
•　人資－可管理所有資料（小提醒：啟用「請假Pro」後，系統將預設公司管理員為「人資」權限）
如果要變更或轉移人資權限給其他員工：公司管理員進入公司頁面＞點擊藍色圓形 DO ＞打開工具箱＞找到要異動管理員的工具＞變更設定＞變更成員權限
•　人資檢視－僅可查看資料而無法編輯資料（✦如果老闆想要人資權限，~~但擔心設定被他改壞，~~就很適合用這個功能喔）
•　員工－一般成員，只能查看自己的相關紀錄
•　無權使用－不會看到此工具

Q3 公司擁有者、公司管理員、工具管理員這三者的權限有什麼不一樣？

STEP2 設定
請依照人事使用手冊完成設定(點我看教學)

STEP3 開始使用
(1)權限設定：公司管理員進入工具箱管理＞變更設定＞變更成員權限＞指定工具管理員（人資權限）
(2)請假設定：由工具管理員（人資權限）操作＞設定公司規定的各假別給假規則以及員工當前可休假額度（點我看教學）＞請假Pro＞整體設定(務必確認各頁籤內容已設定為公司規定，若需調整則進入編輯功能)＞進入假別管理建立所有假別＞進入個別調假檢查員工當前可休假額度（因員工可能在導入前就已用掉部分假），「休假額度」指該假別當年度原有額度；「積假額度」指該假別上年度留存的結轉額度

Q1：如果特殊給假要怎麼設定？
答：個別調假＞找到該名員工＞點筆狀符號進入編輯畫面＞個別新增假別＞填寫新增假別與額度＞儲存

Q2：婚假、產假、喪假這種算是哪種假別？點我看假別設定範例（P.20）
答：單次提撥－不需依照員工在職年資或每年固定給予，而是視員工個人狀況給予。
因此在編輯假別時：
•　是否初始給假→若公司規定到職即皆享有此假別→◯
•　自動給假、初始額度根據自動給假規則、初始值依到職日比例計算→✕
•　請假基本單位別、初始給假額度→依公司規定設定

Q3：每年固定給予員工的假別，例如病假、事假要怎麼設定？點我看假別設定範例（P.20）
答：進入編輯假別：
•　是否可自動給假、是否初始給假、初始額度根據自動給假規則、給假前先歸零（每年 12 月 31 日未用完之額度視同放棄）→◯
•　請假基本單位別→依公司規定設定
•　初始值依到職日比例計算，有兩種狀況：
適用資格員工到職後皆享有相同額度→✕
適用資格員工到職第一年將依到職日至該年度年底之比例計算其第一年享有之額度，隔年將恢復享有整年額度→◯

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