FAQ-ID：1151
WorkDo『人事』裡的 6 個重要設定功能，讓您靈活套用公司內部用語、組織章程、福利制度，最重要的是直接自動串接員工的打卡、請假、請假 Pro、加班等出缺勤工時計算及各項電子表單簽核流程，其它進階 Do 工具裡就不用再重複設定（如下表），輕鬆極了！完成這些設定程序，再讓員工開始使用，才能萬無一失地讓員工都看到正確的資料。
 

│ 人事工具的重要設定功能所串接整合的工具 │

 
當您想開始設定人事工具裡的相關基本資料和規則，請確認都已經依照 開始 WorkDo 的 5 大簡單設定 完成前面的設定步驟，才能順利找到下列這張圖裡的設定功能唷。

│ 點擊看所有設定：WorkDo-人事使用手冊 │

 
若您已經是 WorkDo 人事的工具管理員『人資』，就可以打開網頁版 WorkDo，開始依照下面的流程設定囉！

FAQ-ID：1152
功能太多了，新人加入之後到底要設定哪些功能啊啊啊？
 
別慌，這篇完整告訴您。請確認都已經完成 開始 WorkDo 的 5 大簡單設定（尤其是要先啟用打卡）和 人事 6 個重要設定且把啟用的每個工具都設定好（可參考最下方的『您可能會感興趣』段落），新人加入公司後，只需要到人事工具中修改他的員工檔案資料，他就可以順利開始使用 WorkDo 打卡、請假、申請加班…等功能囉。
 
這個設定必須是 WorkDo 人事的工具管理員『人資』才可使用。現在就可以打開您的網頁版 WorkDo，開始依照下面的步驟設定囉！
 

FAQ-ID：1138
如同下方人事設定程序圖，前面 5 個設定步驟，都會成為員工檔案中的資料選項，因此『員工檔案』功能是人事裡的 6 個重要設定功能中的最後一個設定。
 
『匯入員工檔案』功能是設計讓您快速邀請大量員工加入公司並同步匯入員工檔案，範例檔中只會需要您填寫員工檔案中的 Email、手機號碼、部門編制及員工別等基本欄位，其它必要的員工檔案資料可匯入完成後再行調整，調整完成後，員工才能順利開始使用 WorkDo 打卡、請假、申請加班…等功能。
 

│ 點擊看所有設定：WorkDo-人事使用手冊 │

 
批次匯入員工檔案失敗原因大概有 6 類：未完成人事前 5 個設定、未使用最新的範例檔填寫、自行修改範例檔中的資料對照表、未依照規範的格式填寫、刪掉範例檔中的資料又新增相同的資料、未執行匯入。若您剛好匯入失敗，就請 WorkDo 人事的工具管理員『人資』打開網頁版 WorkDo，開始依下列簡易障礙排除的步驟操作囉！
 

01 │ 未完成人事前 5 個設定

請依序檢查是否已經依照上方的設定程序圖完成設定，沒有完成就下載範例檔，可能會造成資料有誤而無法匯入。前 5 個重要設定功能都完成後，下載的最新範例檔中，才會在對應欄位帶出您已設定好的資料表選項，幫助您選填更加正確快速。
 
解決方式：每次匯入員工檔案之前，請務必先完成人事前 5 個必要設定，再重新下載範例檔。
 

02 │ 未使用最新的範例檔填寫

由於範例檔會下載線上的員工檔案資料，有些人資會使用這個功能作為員工檔案備份。遇到要更新員工檔案時，直接編輯備份用的範例檔後匯入，就會因為已與線上資料差距甚大，造成匯入失敗。
 
解決方式：要更新單筆員工資料時，建議使用『員工檔案』單筆編輯功能，需要邀請大量員工加入公司或資料備份時才使用『匯入員工檔案』功能，且每次執行匯入前請下載最新範例檔。
 

03 │ 自行修改範例檔中的資料對照表

範例檔中的匯入檔案說明 4-1 已提醒『只需填寫下列標示紅色的『Employee（員工檔案）』與『Department（部門資料）』二張資料表…，其它資料表為程式參照用，請勿更動。』因此，當您修改了其它程式參照用的資料表（如下），將造成匯入失敗或資料錯誤。

• 性別 │ 目前顯示的欄位選項是英文，作為系統對照用，尚未開放線上自行編輯性別選項顯示字樣。若您自行修改範例檔中『性別』資料表的選項為中文或其它名稱，將造成匯入失敗。
• 員工別 │ 下載範例檔之前，您可以透過網頁版線上編輯『員工別』名稱；下載之後才去線上修改，又沒有更新範例檔就直接匯入，將造成系統程式無法參照而自動填入空值，員工將無法打卡 / 請假 / 自動給假 / 加班。
• 角色 │ 這個欄位資料在『人事』當中僅作為註記用，範例檔該資料表中的選項是由系統定義，尚未開放線上自行編輯。若您自行修改範例檔中『角色』資料表選項或在『員工檔案』資料表中自行填寫，該欄位資料匯入後可能會變成空值或無法匯入。

解決方式：請重新下載範例檔 > 複製新檔中的『性別 / 員工別 / 角色』資料表中的 A 欄位到欲匯入的範例檔『性別 / 員工別 / 角色』資料表中的 A 欄位 > 重拉『員工檔案』資料表中的資料 > 依照下方『02 │ 我要修改範例檔內容再重新匯入』
 

04 │ 未依照規範的格式填寫

範例檔中的欄位該怎麼填寫都有清楚的定義，當您要填寫時，只要移到儲存格上，就會告訴您該填寫的格式是什麼，像是手機號碼必須加上國碼 +886、日期必須是 YYYY/MM/DD…等。如果沒有依照格式填寫，上傳後，就會顯示錯誤訊息，要改對才能匯入唷。
 
解決方式：請依照下方二種教學線上修改或調整範例檔再執行上傳匯入
 

05 │ 刪掉範例檔中的資料又新增相同的資料，造成出現重複資料

為精準匯入資料，系統會為每一筆『員工檔案』或『部門資料』自動生成一組隱藏的識別序號，匯入時，將以識別序號進行資料比對匯入。已存在 WorkDo 中的資料會直接被覆寫為匯入的內容，新匯入的資料則會同步生成一組隱藏識別序號，供下次匯入時比對。
編輯範例檔時，如果您不小心刪掉『員工檔案』或『部門資料』任一筆資料，又新增相同的資料並執行匯入，將視同匯入全新的資料，而與原本存在的資料重複。不小心誤刪範例檔資料時，建議重新下載範例檔，勿重新登打，以帶出原本的識別序號。以下分別說明造成重複資料的可能操作步驟：

• 出現重複的員工檔案 │ 每筆員工檔案的識別序號，隱藏於範例檔中『員工檔案』的 A 欄位『員工序號』，匯入時是比對這個序號。當您在範例檔中刪除後再新增一筆同樣的員工檔案並執行匯入，對您而言是同一位員工，但對系統來說，以員工序號來判斷視為二筆不同的資料，匯入後將會產生重複的員工檔案

解決方式請參考：為什麼同一位員工有 2 個重複的員工檔案？
 

• 出現重複的部門資料 │ 每個部門資料的識別序號，隱藏於範例檔中『部門資料』的 A 欄位『部門序號』，每位員工應隸屬於一個部門。當您在範例檔中刪除後再新增一筆同樣的部門資料並執行匯入，以部門序號比對是全新的資料，匯入後將會產生重複的部門資料

解決方式：人事 > 組織樹 > 選取重複的部門 > 點擊『停用』

06 │ 未執行匯入

匯入員工檔案功能設計上是需要先上傳資料 > 檢核匯入資料是否正確 > 執行匯入，資料才會真的倒進 WorkDo 人事的『員工檔案』功能中。
 
解決方式：請依照下方教學執行匯入

FAQ-ID：1150
國定假日 / 補假日當天不能申請加班、沒有打卡顯示缺卡、用請假 Pro 請假被扣假嗎？還是補班日用請假 Pro 請假無法請假、沒有打卡沒有正確計為缺卡、可以申請加班嗎？快檢查是不是漏掉了 6 個人事必要設定裡的 STEP 4 設定行事曆唷！除了這題，連帶一起解謎『員工在不同國家，放假日不同怎麼處理 / 忘記設定行事曆，補設之後會影響什麼』這些跟行事曆有關的問題。
 
WorkDo『人事』直接自動串接員工的打卡、請假 Pro、加班等出缺勤工時計算，是依靠『公司行事曆管理』功能，其它這三個進階 Do 工具裡就不用再重複設定；也就是說，公司行事曆管理功能或其它人事重要設定一漏掉，就會大大影響其它進階 Do 工具的相關計算（影響的工具見下表）。
 

│ 人事工具的重要設定功能所串接整合的工具 │

 
現行法規雖明訂國定假日、補假 / 補班日，但仍保持彈性讓各企業行號可以自行決定實施日期。因此，WorkDo 也保持一樣彈性，有直接引用人事行政局公布新年度行事曆的功能、也可供您自行新增，人事工具管理員（以下簡稱『人資』）可以參考人事使用手冊 STEP 2-e確認是否引用或建立新年度的行事曆，用下列這 4 種活動類型一次設定完整年的公司內部專用行事曆。

• 公司活動 │ 單純註記用，設定後不會影響其它出缺勤工具相關計算
• 需上班日 │ 補班日建議選用這個類型，設定後將視為工作日，員工當天不到須請假、當天出勤上班應打卡，且工作時間內將不能申請加班
• 休假日 / 國定假日 │ 這兩種類型都是員工當天不需請假／打卡，且整日可申請加班；國定假日連同補假日建議選用『國定假日』，公司內部自行規定放假時建議選用『休假日』

01 │ 我們員工在不同國家，放假日不一樣怎麼辦？

當公司員工分佈全球，不同國家的國定假日不一樣，可以建立多份行事曆，每一份行事曆都可以指定讓特定部門或員工使用，滿足跨國企業不同的放假日管理。
 

02 │ 颱風假也可以設定嗎？

當然可以唷！有二種設定方式，請依照需求選擇適合的設定：

• 利用『人事 > 公司行事曆管理』設定
  颱風假通常都是前一日或當日公布，只要公告不上班時間，人資可立刻參考人事使用手冊 STEP 2-e 步驟 8~12 在行事曆中建立活動類型為『休假日』的新活動，當中的『說明』欄位建議要填上相關備註，方便日後檢視紀錄時會更加清楚。設定完成後，該時段員工就不需打卡、使用請假 Pro 請假的時間有包含該時段者不會被扣假、該時段可申請加班。這是事先就可以設定、而且也是較快速方便的，我們比較建議這樣子設定唷！

 

• 利用『請假 / 請假 Pro > 假別管理』設定
  有些公司採取的設定法是在請假 / 請假 Pro 中設定一個『颱風假』的假別 (請假 Pro 設定請參考請假 Pro 使用手冊 – 特別收錄：假別設定範例 1 – 單次提撥 )，再由員工送假單、主管簽核。由於這樣的設定步驟較多、也較勞師動眾且不能申請加班，更要多注意下列操作流程：
• 用『請假』工具者，員工就可以直接請假；用『請假 Pro』的人資需先利用『個別 / 批次調假』功能加這個假的額度給全體員工，由每位員工送出假單並經主管簽核同意後，該時段員工才不需打卡，但該時段仍然視為工作日而不能申請加班。
• 如果同步有使用『薪資』工具，在『請假 Pro』設定後，就可以設定計薪項目來採計颱風假的時數，就能計算颱風假不支薪的薪資 ( 也有公司並不會去設定計薪項目採計時數，而是直接把算好颱風假每位員工要扣薪的數字填進『薪資計算的最後步驟』中 )。

03 │ 放完颱風假了，現在才來補設定會影響到什麼嗎？

利用『人事 > 公司行事曆管理』完成補設定活動之後，後續員工的打卡、請假 Pro、加班就會依照您設定的活動類型來計算出缺勤，特別要注意的是，為避免資料紊亂，系統不會回溯異動過去的資料。也就是說，在補設定之前，系統已經計算的包含了打卡、假單、加班單，需要人資來將資料調整正確。調整重點：

• 打卡：實際颱風停班日在『打卡 > 打卡紀錄管理』中都將計為『缺卡』，但如果公司政策這天其實是不需要上班的，也就是不應該出現缺卡紀錄，這時需要由人資利用『打卡 > 打卡紀錄管理 > 勾選缺卡紀錄 > 刪除』功能來刪除缺卡紀錄。
• 請假 / 請假 Pro：已送出或已經被簽核同意的假單，須由員工取消 / 撤銷該單。
• 加班：已送出或已經被簽核同意的加班單，須由員工取消 / 撤銷該單。

04 │ 行事曆的活動只能一筆一筆自己打嗎？有一鍵帶入人事行政局資料的功能嗎？

當然有！台灣人事行政局每年都會公告次年度的國定假日、補班、補假等行事曆活動，只要公司在 WorkDo 建立時的所屬地區是台灣，您就不需要一筆一筆辛苦地自行新增，只需要確認『引用預設行事曆』這個設定選擇『是』，就可以讓系統自動幫您完整新增次年度的年度行事曆（詳細步驟請點擊下方的下載人事使用手冊）。