2017-02-09 Joyce Hsu

WorkDo_FAQ

常見問題

帳號、通知...各種常見使用問題幫你快速解答

公司

FAQ-ID：1039
想離開示範公司嗎？不小心加錯了公司想快點離開嗎？
沒問題，您當然可以自行離開不適當的或錯誤的公司，跟著這一篇的步驟做就可以囉！
 
如果，您是要離職，請務必先與人資或主管協商好如何離開 WorkDo 公司及離開的日期（參考這篇）。

注意
  • 離開公司後，您將無法再進入該公司。
  • 離開 WorkDo 公司的同時，您與原本已加為好友雙方的內容將會同步被移除（包含您和對方的所有貼文及聊天紀錄），因此請務必先將所有好友層級中的工作相關紀錄留存到相關群組。
  • 離開公司的員工只要在一年內，以原本的註冊帳號重新加入公司，與同事再次加為好友，網頁版的原有貼文及聊天紀錄就會原封不動完全恢復，手機 APP 上僅會恢復所有貼文，無法恢復聊天紀錄。
我要自行離開公司
適用方案：所有方案
誰可以用：所有使用者
適用裝置：手機 APP網頁版

 
STEP │ 手機 APP

  1. 進入想離開的公司的『公司設定』
  2. 往下滑動並點擊『離開公司』
  3. 請確認是否真的要離開
    • 誤觸了，我不要離開 │ 點擊『取消』鍵，就會關閉該功能視窗
    • 我確定要離開 │ 輸入畫面上的驗證碼並點擊『離開』，將立即離開該公司並進入 WorkDo 工作圈

 
STEP │ 網頁版

  1. 進入想離開的公司的『公司設定』
  2. 往下滑動並點擊『離開公司』
  3. 請確認是否真的要離開
    • 誤觸了，我不要離開 │ 點擊右上角的『x』，就會關閉該功能視窗
    • 我確定要離開 │ 輸入畫面上的驗證碼並點擊『離開』
  4. 再次點擊『確認』鍵，將立即離開該公司並進入 WorkDo 工作圈

 

小提醒
  • 如果公司裡只有您一人，您離開公司後將同步刪除公司。
  • 如果您是公司擁有者，且公司裡還有其他成員，系統會要求您先將擁有權轉移給其他管理員。
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人事

FAQ-ID：1034
員工申請留職停薪或育嬰假，人事工具還是照算年資、請假 Pro 工具也自動加假給他？
 
別慌，這是因為少處理了『停職』這個步驟。只要依照下方步驟把留停員工設定為停職，WorkDo『人事』工具就會停止計算年資，且『請假 Pro』也會暫停加假給他。
 
如果您請員工送出『簽呈』提出留停申請，或在『請假 / 請假 Pro』中設定了留停假 / 育嬰假供員工申請休假，仍然強烈建議要在『人事』工具中設定員工為『停職』狀態，才會是較完整的處理方式。

用簽呈好？還是讓員工請假？
  • 用『簽呈』 │ 不論留職停薪或育嬰留停，都是員工任職狀態轉變為『停職』，而不是一種假別，所以建議請員工運用『簽呈』提出申請，經主管簽核同意後，就可以作為員工申請留職停薪的依據。留停生效日當天，再由人資依照下方步驟設定員工為停職。

    •  

  • 用『請假 / 請假 Pro』 │ 有些公司仍然會選擇在『請假 / 請假 Pro』建立一個『留停假 / 育嬰假』，再讓員工送出假單，經主管簽核同意，同樣也可以作為員工留職停薪的依據，如果有啟用『休假一覽』功能，將會在該功能中顯示留停員工請假資訊；同樣也需要在留停生效日當天，再由人資依照下方步驟設定員工為停職。

 
 
這個設定必須是 WorkDo 人事的工具管理員『人資』才可使用。現在就可以打開您的網頁版 WorkDo，開始依照下面的步驟設定囉！

如何設定員工停職 / 復職
適用方案：免費方案付費方案
誰可以用：一般成員公司管理員工具管理員
工具權限：員工主管人資人資檢視
適用裝置：手機 APP網頁版

 
01 │ 設定為停職

  1. 切換進入公司的人事工具
  2. 點擊『員工檔案』
  3. 搜尋要處理的員工檔案，將列出在職員工
  4. 點擊該員工資料左前方的空白方框圖示
  5. 點擊上方黃橘色『停職』鍵
  6. 填妥停職原因及預計復職日期等資訊
  7. 點擊『停職』並顯示成功訊息，日後就可在『人事 > 異動紀錄區塊 > 停職紀錄』功能中調閱這筆停職資訊

 

02 │ 設定為復職
02 – A │ 人事設定
  1. 切換進入公司的人事工具
  2. 點擊『員工檔案』
  3. 搜尋要處理的員工檔案
    • 點擊進階搜尋鍵（漏斗圖示）
    • 『員工狀態』欄位請選取『停職』並點擊放大鏡圖示
  4. 點擊該員工資料左前方的空白方框圖示
  5. 點擊上方黃橘色『復職』鍵，並在跳出來的確認視窗中點擊『確定』，日後就可在『人事 > 異動紀錄區塊 > 停職紀錄』功能中調閱這筆停職資訊的正式復職日期

02 – B │ 請假 Pro 設定（未啟用者可略過）
被設定為停職者，系統將自動扣除停職期間的年資。員工復職日如果與原本到職日不是同一天時，如果讓系統用原到職日期計算年資，將會不足年，員工享有的休假額度也就會依比例計算。因此，我們另外提供了讓您重新設定給假日的功能，您可推算原到職日加上停職天數後會滿足年的日期，利用下方步驟設定：
  1. 特休假或任何假別是適用員工到職週年制計算者，請切換進入公司的請假 Pro 工具
  2. 點擊『員工週年制假別給假日設定』
  3. 利用員工姓名或假別，並點擊放大鏡圖示，搜尋出要處理的員工資料
  4. 點擊該員工資料左前方的編輯圖示
  5. 請推算扣除停職天數後會滿足年的日期，重新設定『給假日』
  6. 點擊『儲存』並顯示成功訊息，日後就會依照新訂的給假日計算年資

 

小提醒
  • 目前並沒有提供預約停職的功能，即使停職日期設定為未來日期，只要員工的任職狀態成功變更為『停職』，將立即生效，系統將會停止計算該員工的年資，且『請假 Pro』也會暫停加假給他，同時他本人無法再打卡、送出假單 / 加班單 / 核銷單 / 簽呈等申請表單，但相關紀錄將完整留存。建議於員工正式停職日當天下班後或隔天起再操作。
  • 設定為停職的員工，仍隸屬於公司員工，一般建議應仍讓他留在 WorkDo 公司中，不需要將該成員移除。另，方案計費是以公司成員人數計算，如有成本考量，也可考慮按照這篇裡的『STEP 02｜由公司管理員移除成員』，暫時先將該員工移出 WorkDo 中的公司，待復職日再重新邀請他加入即可。
  • 設定為停職的員工，若確定要離職，可直接設定為離職並移除。
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如何將停職員工設定為離職？
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人事裡的 6 個重要設定功能，你設好了嗎？
新進員工加入公司後要處理哪些設定？

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FAQ-ID：1155
被移除或主動離開 WorkDo 公司的人，就無法再進入查看公司資料。因此，通常只有員工要離職時，由人資與離職員工協商好離職日期，並談好是由公司管理員移除員工或由員工自行離開公司。
 
不小心移除或是員工不小心離開公司了，都別擔心，有補救的方法！只要重新邀請他加入公司，並確認員工檔案內容都有設定好就可以囉。這些設定必須由 WorkDo 公司管理員和人事的工具管理員『人資』一起完成，確保公司資料安全，請依公司情況完成下列必要設定。
 

不小心移除員工 / 離開公司的補救

 
STEP 01｜讓員工重新加入公司
請以下方連結文章內容為準，視情況選擇『請員工主動加入公司』或『從 WorkDo 裡邀請對方』。這邊特別提醒的是員工用原本的註冊帳號就可以，不需要重新註冊帳號。
 
如何邀請員工重新加入公司？
員工可以自行加入公司嗎？
 
 
STEP 02｜調整員工檔案
員工順利加入公司之後，系統將在『人事』工具中自動新增對應的員工檔案，將與舊有的員工檔案重複，因此請務必依照下面兩篇去調整員工檔案內容，讓內容符合其它工具所需的條件，員工才能順利恢復打卡、送假單 / 加班單 / 簽呈 / 核銷單等功能。
 
為什麼有重複的員工檔案？要怎麼處理？
新進員工加入公司後要處理哪些設定？

 

小提醒
  • 員工一離開 WorkDo 公司的同時，原本已加為好友的內容也將會同步被移除（含雙方的所有貼文及聊天紀錄）。
  • 離開公司的員工只要在離開公司日起算一年內，以原本的註冊帳號重新加入公司，與同事再次加為好友，網頁版的原有貼文及聊天紀錄就會原封不動完全恢復，手機 APP 上僅會恢復所有貼文，無法恢復聊天紀錄。
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如何邀請員工重新加入公司？
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FAQ-ID：1154
員工要離職，要不要先設離職、設了離職還可以用、可以用哪些東西？為什麼他還在公司裡，要怎麼讓他不能再進入公司看資料？別慌，這篇完整告訴您。
 
考量到有些公司的員工離職後仍有可能需要暫時留在 WorkDo 公司中交接或回答問題，目前提供先移除員工再補離職紀錄、先設定為離職再決定是否移除員工這二種設定，不論是哪一種設定，都必須由 WorkDo 公司管理員和人事的工具管理員『人資』一起完成，才能確保公司資料安全，請依公司情況完成下列必要設定。
 
 
適用方案： 免費方案   付費方案

誰可以用： 一般成員    公司管理員    工具管理員

工具權限： 員工    主管    人資    人資檢視

01｜先設定為離職，再決定是否同步移除員工

 
STEP 01｜請人資先登錄離職資訊

適用裝置：手機 APP網頁版
  1. 切換進入公司的人事工具
  2. 點擊『員工檔案』
  3. 點擊該員工資料左前方的空白方框圖示，將顯示藍色勾勾代表已勾選
  4. 點擊上方橘黃色『離職』鍵
  5. 填妥離職相關資訊
  6. 點擊『離職』鍵及確認視窗中的『確認』鍵，顯示成功訊息，員工的在職狀態將立刻變更為『離職』，該員工將立即無法再打卡、送出假單 / 加班單 / 核銷單 / 簽呈等申請表單，但員工仍可使用基本溝通協作工具及查看相關使用紀錄，建議於員工正式離職日當天下班後或隔天起再操作。日後人資可在『員工離職紀錄』功能中調閱這筆離職資訊

 
STEP 02｜由公司管理員移除成員

適用裝置：手機 APP網頁版
  1. 進入『公司設定』
  2. 點擊『所有成員』
  3. 搜尋並點擊該群組成員頭像或姓名，將跳出成員名片
  4. 點擊『管理成員』：手機版在名片上方、網頁版在名片左下方
  5. 點擊『從公司中移除此成員』後，填入畫面上的驗證碼，再選擇下列按鍵
    • 點擊『移除』
      讓該員工離開 WorkDo 公司，該員工將無法再進入公司中查看或存取資料，若日後他重新復職，可使用相同帳號重新加入公司
    • 點擊『移除 & 封鎖』（網頁版限定功能）
      除了上述移除功能，將列入封鎖黑名單，若日後他使用相同帳號登入，將無法重新加入公司或復職

 
STEP 03｜確認不留存員工檔案，由人資執行刪除員工檔案

 

02｜先從公司中移除，再後補離職紀錄

 
STEP 01｜由公司管理員移除成員

適用裝置：手機 APP網頁版
  1. 進入『公司設定』
  2. 點擊『所有成員』
  3. 搜尋並點擊該群組成員頭像或姓名，將跳出成員名片
  4. 點擊『管理成員』：手機版在名片上方、網頁版在名片左下方
  5. 點擊『從公司中移除此成員』後，填入畫面上的驗證碼，再選擇下列按鍵
    • 點擊『移除』
      讓該員工離開 WorkDo 公司，系統將同步註記該員工的人事員工檔案為『離職』，該員工將無法再進入公司中查看或存取資料，若日後他重新復職，可使用相同帳號重新加入公司
    • 點擊『移除 & 封鎖』（網頁版限定功能）
      除了上述移除功能，將列入封鎖黑名單，若日後他使用相同帳號登入，將無法重新加入公司存取資料或復職

 
STEP 02｜請人資務必要登錄離職資訊

適用裝置：手機 APP網頁版
  1. 切換進入公司的人事工具
  2. 點擊『員工檔案』
  3. 搜尋要處理的員工檔案
    • 點擊進階搜尋鍵（漏斗圖示）
    • 『員工狀態』欄位請選取『離職』、選取該員工姓名，並點擊放大鏡圖示
  4. 點擊該員工資料左前方的編輯圖示，並在跳出來的確認視窗中點擊『確定』
  5. 點擊下方『入 / 離職紀錄』頁籤
  6. 填妥離職相關資訊
  7. 點擊『儲存』並顯示成功訊息，日後就可在『員工離職紀錄』功能中調閱這筆離職資訊

 
STEP 03｜確認不留存員工檔案，由人資執行刪除員工檔案

 

小提醒
  • 目前並未提供預約離職的設定功能，就算離職日期填入未來日期，只要在職狀態一變更為『離職』，將立即生效，員工無法再打卡、送出假單 / 加班單 / 核銷單 / 簽呈等申請表單，建議於員工正式離職日當天下班後或隔天起再操作。
  • 員工也可自行點擊公司設定中的『離開公司』，建議先與員工協商好離開 WorkDo 公司的日期，當天下班後或隔日起再操作。
  • 員工離開 WorkDo 公司的同時，原本已加為好友的內容也將會同步被移除（含所有貼文及聊天紀錄），因此請務必先請該員工將所有好友層級中的工作相關紀錄留存到相關群組。
  • WorkDo 採公司成員人數計費，我們會自付款日起，於每月同付款日日期當天確認您的成員數量，並依成員數量收取費用。員工離職時，移除員工的時間點若在付款日前後，也許會影響您的方案費用。
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員工增加或減少會如何計費呢？
員工離職後，他傳的訊息、貼文、電子表單等所有資料會消失嗎？
我是人資，要怎麼刪除員工檔案？
員工留職停薪或育嬰留停要處理哪些設定呢？
員工離開公司或群組要不要通知公司 / 群組的管理員或團隊成員呢？
有新進員工加入，我要處理哪些設定呢？
員工可以自行離開公司嗎？
我是人資，為什麼我找不到這篇裡說的人事設定功能？

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FAQ-ID：1002
員工停職或離職後，他發佈的貼文和訊息還會在嗎？
他的打卡紀錄和他所申請的那些假單 / 加班單 / 核銷單 / 簽呈 / 客戶管理紀錄…他留下的所有資料都會消失嗎？
 
您的擔心，WorkDo 都知道。如果只是把人事員工檔案中的在職狀態改為停職、離職或刪除員工檔案，只要員工並未成功離開 WorkDo 裡的公司，所有資料都還留存著。當員工成功離開公司後，根據不同的情況，資料留存的時間也不同唷！
 
01 │ 員工和其他同仁互加好友裡的資料

  • 當員工成功離開 WorkDo 公司，視同解除好友關係，原本已加為好友的內容也將會同步被移除（含所有貼文及聊天紀錄），因此請務必先請該員工將所有好友層級中的工作相關紀錄留存到相關群組。
  • 一年內只要重新加為好友，原有貼文會原封不動恢復，但聊天紀錄將無法恢復。

 
02 │ 員工在公司及群組中的資料及紀錄
勞基法規定員工相關紀錄須留存至少 5 年（詳見下方小提醒），WorkDo 依據資料的重要程度，有不同的保存時限：

  • 所有聊天紀錄會留存 5 年 │ 聊天紀錄指的是員工在聊天室中所傳送的各種訊息，包含文字、圖片、影片、位置、貼圖、表情符號以及語音訊息等格式。因此，我們鼓勵使用者將重要的業務討論新增為貼文，方便日後追溯或保存
  • 其它紀錄永久留存 │ 包含 8 大基本工具溝通協作中的貼文、員工檔案、打卡紀錄、假單 / 加班單 / 核銷單 / 簽呈等申請及簽核紀錄、客戶管理 / 記帳 / 一起買 / 會議室等進階 Do 工具中的紀錄，除了工具管理員主動刪除之外，全都從寬永久保存。

 
03 │ 員工的私藏空間及工作圈的資料
WorkDo 帳號是屬於員工個人的，當員工離開原公司之後，新公司若也有使用 WorkDo，他仍舊可以用原本的帳號加入新公司；而原有在 WorkDo 工作圈裡與客戶溝通協作的貼文 / 聊天紀錄、他個人的私藏空間資料，並不會因為員工離開原公司而消失，將跟著他的帳號留存。
 

小提醒
  • 勞動基準法為保障勞雇關係成立後相關權利義務之最低標準，故強制雇主備置勞工名卡、工資清冊及出勤紀錄並依法保存，係為勞動基準法第 7 條、第 23 條第 2 項、第 30 條第 5 項及第 6 項所明定。前述皆保存 5 年（點這邊看法規）。
  • 員工檔案目前有提供刪除功能，在確定刪除之前，請務必確認符合法規規定應留存的年限。
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員工留職停薪要處理的資料和注意事項有哪些？
員工離職要處理的資料和注意事項有哪些？
貼文是什麼？
聊天訊息格式有哪些？
基本溝通協作工具和進階 Do 工具包含哪些？

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FAQ-ID：1157
想要刪除初期導入時的測試員工檔案或同一位員工有重複的員工檔案時，請先將員工檔案的『員工狀態』改為『停職或離職』，就可以隨時刪除該員工檔案。
 
員工檔案被刪除後，該員工如果還沒有成功離開 WorkDo 裡的公司，他只能繼續使用基本溝通協作工具，將無法再繼續使用與人事串接的打卡 / 請假 / 請假 Pro / 加班 / 核銷 / 簽呈 / 薪資等進階 Do 工具，但原有的申請及簽核紀錄都還會留存。
 
正常使用下，每位員工只會有一份員工檔案，一旦員工離職或留職停薪後不復職，依約定讓他順利離開 WorkDo 裡的公司之後，建議依照勞基法規定留存至少 5 年備查再刪除（詳見下方小提醒）。

刪除人事裡的員工檔案
適用方案：免費方案付費方案
誰可以用：一般成員公司管理員工具管理員
工具權限：員工主管人資人資檢視
適用裝置：手機 APP網頁版

使用步驟：

  1. 請先將員工檔案的『員工狀態』改為『停職或離職』
  2. 搜尋要刪除的員工檔案
    • 點擊進階搜尋鍵（▼ 圖示）
    • 『員工狀態』欄位請選取『離職』並點擊放大鏡圖示
  3. 點擊該員工資料左前方的空白方框圖示，將顯示藍色勾勾代表已勾選
  4. 點擊上方紅色『刪除』鍵，並在跳出來的確認視窗中點擊『確認』，顯示成功訊息，該筆資料就確定被刪除

 

小提醒
  • 勞動基準法為保障勞雇關係成立後相關權利義務之最低標準，故強制雇主備置勞工名卡、工資清冊及出勤紀錄並依法保存，係為勞動基準法第 7 條、第 23 條第 2 項、第 30 條第 5 項及第 6 項所明定。前述皆保存 5 年（點這邊看法規）。
您可能會感興趣

員工留職停薪或育嬰留停要處理哪些設定呢？
我要如何處理員工離職？
為什麼同一位員工有 2 個重複的員工檔案？
員工離職後，他傳的訊息、貼文、電子表單等所有資料會消失嗎？
我是人資，為什麼我找不到這篇裡說的功能？

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